INFODESA.ID, PARIGI MOUTONG – Dinas Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Kabupaten Parigi melakukan pembinaan mengenai kearsipan pada Rabu (24/11/2021) di Kantor Desa Khatulistiwa.
Dipimpin oleh Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Hj. Nurdiani Musdin, SKM.,MAP didampingi Kasi Pembinaan Sumber Daya Manusia Fatmawati S. Adam, ST.,M.Si, Jarudin, Yuliana, SE dan Irianti. Pembinaan bertujuan meminilimasir terjadinya human error (kesalahan sumber daya manusi).
Nurdiank berharap, Desa segera memperbaiki kesalahan kesalahan tata naskah, penulisan nomor surat dll. Sesuaikan dengan Peraturan Bupati Parigi Moutong Nomor 29 tahun 2014 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di lingkungan pemerintahan daerah Kabupaten Parigi Moutong dan Peraturan Bupati Parigi Moutong Nomor 32 tahun 2019 tentang Tata Kearsipan dan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah
Pada kesempatan ini pula diserahakan dua jilid perbub tersebut untuk di jadikan acuan desa dalam memperbaiki surat surat yang keluar dari desa.
Surat didiefiniskan sebagai salah satu media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu.
Juga alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita, atau sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain
Di pemerintahan, manajemen surat menyurat memegang peranan penting dalam menunjang aktivitas birokrasi dan pelayanan publik.
Permasalahan yang mencolok pada kegiatan surat menyurat di desa adalah kurangnya perhatian dan kedisiplinan dalam pendataan dan pengarsipan surat. Baik surat masuk atau surat keluar yang mengakibatkan berbagai polemik baik interen desa atau pada pelayanan publik.
Sistem manajemen pengarsipan surat menyurat dan database terintegrasi diharapkan dapat meminilimasir human error yang terjadi pada registrasi dan pengarsipan surat menyurat serta memudahkan pelaporan dan pertanggungjawaban bagi pihak yang membutuhkan.
Kerahasiaan surat menyurat lebih terproteksi, efisiensi dalam pengaksesan dan track status surat lebih ditingkatkan. Salah satunya dengan mengembangkan Sistem manajemen surat menyurat Digital untuk menguprade pelayanan online sebagai upaya mempermudah pelayanan dan akses masyarakat. Namun demikian pengarsipan fisik harus tetap dilaksanakan.
Arsip sebagai simpanan surat surat penting, dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis.
Bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisik atau yuridis (sesuai ketentuan hukum) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. (Redaksi ia)
